Como melhorar a gestão de tempo e ser mais produtivo?

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Na maioria dos casos, os funcionários passam a maior parte do tempo em seu ambiente de trabalho. Na teoria, o profissional produz ao longo da sua jornada tudo aquilo que é necessário e demandado, sem existir a necessidade de levar trabalho para casa ou fazer hora extra. Porém, a realidade não é tão simples. Nem sempre é possível gerir as horas disponíveis de maneira adequada e, muitas vezes, elas acabam não se tornando tão produtivas.

Portanto, é fundamental encontrar formas de realizar uma gestão de tempo mais eficiente para conseguir melhores resultados. Organizar a rotina, separar as demandas e priorizar as tarefas, essas são apenas algumas das estratégias que podem ser utilizadas para que você consiga se tornar ainda mais produtivo.

A seguir, vamos apresentar o que é de gestão de tempo e como essa tática pode melhorar o seu rendimento nas suas atividades profissionais. Além disso, separamos seis dicas fundamentais para serem colocadas em ação o mais rápido possível e garantir que todas as suas tarefas vão ser executadas no tempo certo.

Ficou curioso e quer saber mais? Então, é só continuar a leitura!

O que fazer quando não conseguimos realizar todas as nossas tarefas?

No ambiente corporativo, é muito comum levar o trabalho para casa ou ficar até mais tarde no escritório. O que acontece também é que essas atitudes são vistas muitas vezes como algo positivo e um sinônimo de dedicação. Na verdade, situações como essas apenas evidenciam alguma deficiência no organograma de trabalho da empresa ou do funcionário, devido à má gestão de tempo do profissional.

Afinal, essa situação é bastante comum. Funcionários passam o dia inteiro realizando uma mesma tarefa e, quando vão se dar conta, o dia já está acabando e poucas das atividades delegadas foram realizadas no final das contas. O exemplo disso é que, em alguns casos, o início do mês é utilizado para apurar o que foi feito no período anterior, enquanto os últimos dias são voltados para o planejamento do mês seguinte.

Além disso, outras pequenas distrações acabam resultando em menos tempo para que você possa executar o seu trabalho. De acordo com um estudo da empresa norte-americana Worfront, apenas 39% do expediente de trabalho é utilizado de fato para ser produtivo. Enquanto os outros 61% são consumidos em reuniões — muitas vezes improdutivas —, checagem de e-mails e tarefas administrativas. É fundamental, portanto, realizar uma gestão de tempo mais eficiente.

O que é gestão de tempo e como isso pode melhorar o seu rendimento?

Qual profissional não almeja executar mais tarefas em menos tempo? Parece improvável, mas com a utilização correta de algumas estratégias, é possível colocar em prática uma gestão de tempo eficiente. A ideia desse conceito é justamente conseguir extrair o melhor de cada profissional, garantindo que cada esforço seja produtivo e, dessa forma, possa realizar um trabalho cada vez melhor e no menor tempo possível.

Consequentemente, o funcionário que consegue realizar um melhor gerenciamento de suas atribuições no ambiente de trabalho vai produzir mais durante o expediente. A partir da priorização de tarefas e execução de cada atividade em um tempo determinado, é possível ser mais produtivo e eficiente na empresa, evitando o retrabalho e o acúmulo de obrigações.

Como ser mais produtivo na prática?

A gestão de tempo é muito mais fácil de ser compreendida do que colocada em prática. Afinal, se fosse uma tarefa simples, pesquisas não indicariam que apenas 21% dos trabalhadores se consideram produtivos no ambiente de trabalho — ou seja, os profissionais reconhecem a falta de eficiência durante o serviço.

Para ajudá-lo, listamos algumas dicas para que possa gerenciar melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade. Confira!

1. Planeje metas e objetivos

O primeiro passo é estabelecer metas a médio e longo prazo. Quais objetivos você busca alcançar ao realizar o seu trabalho diariamente? Assim, você garante, além de uma motivação extra, o foco e a vontade de produzir mais em menos tempo, tornando a sua jornada de trabalho mais eficiente.

2. Defina prioridades

Anote todas as suas atividades e as separe por ordem de prioridade. Algumas tarefas são mais urgentes ou importantes do que outras e merecem maior parte do seu tempo. Também é fundamental definir um tempo para a execução de cada tarefa, para que assim você consiga se organizar mais facilmente em relação as suas responsabilidades.

3. Delegue tarefas

Um erro muito comum é achar que você pode realizar tudo — mas não é bem assim. É preciso confiar nos outros profissionais que trabalham com você e dividir algumas das suas atividades. Portanto, é importante delegar tarefas para conseguir entregar tudo que é de sua responsabilidade no tempo necessário. Procure outros funcionários que também possam exercer determinado trabalho, veja o que eles são capazes e se concentre nas suas prioridades.

4. Saiba dizer não

Assim como o item anterior, aceitar tudo o que é pedido para mostrar vontade em trabalhar pode acabar prejudicando o seu desempenho. De que adianta estar com 15 tarefas diferentes e não conseguir entregar nenhuma delas com a qualidade exigida? Sendo assim, sempre confira as suas metas, atividades do momento e, quando estiver com a agenda cheia, diga não.

5. Aplique técnicas já comprovadas em seu dia a dia

É fundamental utilizar algumas técnicas existentes e comprovadamente eficientes em seu dia a dia de trabalho. Uma delas é o GTD (Get Things Done), que tem como foco os objetivos traçados, seguindo os cinco passos (Coletar, Processar, Organizar, Executar e Rever) para aumentar a produtividade no trabalho. Outro método é o Pomodoro, que, intercalando períodos de foco total com intervalos para descanso, você vai ter um maior poder de concentração nas suas atividades e vai conseguir resolver as suas demandas com maior eficiência.

6. Desconfie da própria memória

A tecnologia já está presente em nossa sociedade, utilizamos diversas ferramentas o tempo inteiro e, no ambiente de trabalho, não poderia ser diferente. Os softwares disponíveis para organizar a sua rotina de trabalho podem ser muito úteis para você melhorar a sua rotina. Além disso, aplicativos como o Tradefy, potencializam a gestão de tempo das suas atividades, minimizando o trabalho de criar e montar as analises. Já que ele retorna com todos os dados prontos para analisar e montar o plano de ação.

É evidente a importância de colocar algumas dessas estratégias em prática para garantir uma administração mais eficiente do seu tempo eficiente e conseguir ser mais produtivo enquanto estiver trabalhando.

Agora que você já sabe como é importante uma gestão de tempo eficiente, que tal conferir a nossa página no LinkedIn para ficar por dentro de outras dicas como essa? Visite nosso perfil e nos acompanhe lá!

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