Guia definitivo para um gerenciamento de estoque eficaz

gerenciamento de estoque

O gerenciamento de estoque se refere ao controle dos recursos materiais que possam gerar receita ao futuro do negócio, isso pode ser feito com alimentos, mantimentos, itens eletrônicos, roupas e outros bens. A estratégia mais adequada dessa gestão consiste em manter o estoque em um nível baixo, pois ela supre a demanda dos clientes com menos riscos e custos.

Mas essa é uma tática desafiadora para os gestores pelo fato de ser necessário aplicar técnicas específicas para isso, estar sempre pesquisando novas metodologias e manter a mente aberta para implementar tecnologias cada vez mais avançadas.

Quer se inteirar mais sobre o assunto? Continue lendo este guia que traz as informações necessárias para que você faça um gerenciamento de estoque eficiente. Trazemos as principais técnicas dessa gestão, a importância de aplicá-las, quais são os 4 pilares dessa gestão, como otimizar a atividade e como a tecnologia ajuda nessa atividade. Confira!

Quais são as principais técnicas para o gerenciamento de estoque?

Existem um amplo número de técnicas de gerenciamento de estoque que economizam dinheiro para as empresas em que são aplicadas. Listamos as principais delas abaixo.

Definição dos níveis de estoque

Aqui são definidos os níveis para cada um dos produtos dos estoques, sendo que eles consistem na quantidade mínima que deve estar disponível a todo momento. Por exemplo, se uma determinada mercadoria fica abaixo de um nível, você saberá que está na hora de solicitar mais dos fornecedores.

Esses níveis variam conforme a velocidade que cada produto é vendido e o tempo necessário para suprir o estoque, exigindo a realização de uma pesquisa prévia para obter essas informações. Ressalta-se que as condições do negócio se alteram a longo prazo, ou seja, eles podem aumentar o diminuir conforme sazonalidades e precisam ser ajustados no tanscorrer do ano.

Just in Time

Essa é uma expressão em inglês que significa “no momento certo”. Ela consiste na aplicação de um método que auxilia a reduzir os níveis de estoque, mantendo-os no menor número possível e suficiente apenas para suprir demandas a curto prazo.

Os materiais chegam ao estabelecimento somente na hora que são necessários — por isso a técnica recebe o nome de “just in time” —, evitando o acúmulo de mercadorias.

Para aplicar essa tática, é fundamental que a empresa esteja alinhada com os fornecedores, eventuais atrasos podem gerar inúmeros impactos negativos no fluxo de produção ou na entrega dos bens aos clientes, prejudicando a imagem da empresa.

Quando os fornecedores são compromissados e pontuais, reduzem-se os custos com manutenção do estoque, a ocorrência de perdas derivadas dos excessos, vencimento de prazos, perecibilidade e outros danos.

PEPS

PEPS é uma sigla para “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” — conhecido como first-in, first-ou ou FIFO em inglês — e consiste em vender primeiro o estoque mais antigo. Essa é uma estratégia de logística de distribuição bastante relevante para mercadorias perecíveis ou com prazo de validade curto, já que impede que elas sejam perdidas no estoque.

Ela também pode ser aplicada para evitar o deterioramento de bens não perecíveis. Se as mesmas caixas estiverem sempre guardadas no fundo do estabelecimento, elas se deteriorarão com maior facilidade. Ademais, a embalagem dos produtos geralmente se altera ao longo do tempo, assim o PEPS também evita a comercialização de itens obsoletos.

É preciso ter um armazém bem organizado para aplicar o sistema PEPs, os novos produtos devem ser adicionados na parte de trás de um armazém para garantir que as caixas antigas permaneçam na frente e sejam mais fáceis de retirar.

UEPS

UEPS significa “último que entra, primeiro que sai” — last-in, first-out ou LIFO em inglês — e funciona da forma contrária ao PEPS: priorizam-se as últimas saídas que chegaram ao estoque, que é a aquisição mais recente da empresa. Além disso, o custo do estoque considera as unidades que recentemente foram adicionadas no controle de entrada.

As novas caixas ficam na frente e no topo da filha, o acesso é mais fácil e possibilita ajuste mais ágil na produção ou na determinação dos preços cobrados do consumidor. O restante do estoque é calculado pelo último preço de aquisição, que costuma ser mais elevado.

Essa tática pode ser aplicada quando os produtos não são perecíveis, mas ela não é autorizada no Brasil e comente pode ser usada para controle e comparações internas (sem cunho fiscal).

Custo médio

Esse é um método que mensura o valor do estoque da empresa de forma geral, sem obedecer a ordem cronológica de chegada dos bens. Resumidamente, sobre o custo das mercadorias é calculada uma média que soma diferentes preços de aquisição, o resultado é dividido pela quantidade adquirida.

Veja um exemplo de negociações realizadas por uma empresa ao longo de um ano:

Aquisição de 50 unidades do produto por R$ 20,00 = R$ 1.000,00;

Aquisição de 30 unidades do produto por R$ 25,00 = R$ 750,00;

Venda de 35 unidades do produto por R$ 40,00 = R$ 1.400,00.

A média ponderada será a seguinte:

[(R$ 1.000,00 + R$ 750,00) / 80 unidades] x 35 unidades = R$ 21,87 x 35 = R$ 765,45.

Esse valor representa o custo médio da mercadoria estocada, sendo útil para fazer um planejamento eficiente e manter as contas atualizadas.

Gerenciamento de relacionamentos

Um bom gerenciamento de estoque engloba a sua adaptabilidade às alterações do mercado. É possível que você precise expandir temporariamente o espaço do seu armazenamento para atender a um aumento súbito de demanda, bem como abastecer um vendedor que alavancou subitamente as vendas.

Nessas hipóteses também é necessário gerenciar eficientemente o relacionamento com os fornecedores para que eles consigam atender suas necessidades. A comunicação entre as partes deve ser eficiente, amigável, clara e objetiva, assim o seu negócio não será prejudicado pela falta estoque.

Planejamento de contingência

Montar um estoque de contingência também é importante para manter o negócio funcionando em situações extraordinárias. Esse tipo de estoque é aquele mantido para cobrir eventuais situações de falhas imprevisíveis, como:

  • déficit no fluxo de caixa, o que impede o pagamento por um produto necessário;
  • armazém não tem espaço para acomodar aumento sazonal de vendas;
  • erros de cálculos que fazem com que você tenha menos produtos que o necessário;
  • produto com vendas lentas que ocupa espaço no estoque;
  • fornecedor fica sem unidades do produto;
  • fornecedor interrompe a produção sem aviso prévio.

Não confunda esse conceito com o estoque de proteção — ou hedge inventory —, que feito para suprir um risco ou queda das vendas que você conseguiu prever.

Análise ABC

Essa é uma forma de categorizar o estoque que cuja finalidade é a de transparecer quais são os produtos mais importantes para a empresa. Para aplicá-la, crie uma lista de produtos e as separe de acordo com as seguintes categorias:

  • A: produtos de alto valor, mas baixa frequência de vendas;
  • B: produtos com valor e frequência de vendas moderada;
  • C: produtos de baixo valor com alta frequência de vendas.

A curva ajudará você a entender melhor o combo de produtos que mais vende no seu negócio, auxiliando na criação de um estoque mais eficiente.

Dropshipping

Dropshipping é a junção de duas palavras: drop (largar) e shipping (remessa). O termo é usado para indicar a ação de delegar a entrega e o estoque para outra empresa. Nessa hipótese, o atacadista ou fabricante cuida do transporte de inventário e envio dos produtos, eliminando a necessidade do gerenciamento de estoque pela sua empresa.

Diversas empresas anunciam o dropshippng como um serviço adicional, isso facilita a gestão do negócio de forma geral e evita a preocupação com despesas relacionadas à manutenção do armazenamento ou estoque.

Qual é a importância de um gerenciamento de estoque eficaz?

O estoque é um tema que impacta diretamente nos resultados do negócio e negligenciar sua gestão gerará prejuízos de difícil reparação.

Isso ocorre porque uma quantidade de bens acima do necessário compromete grande parte do seu capital de giro — dinheiro que a empresa tem disponível para se manter por um determinado período —, além de causar excessos e perdas no estoque.

Por outro lado, um gerenciamento de estoque eficiente traz um amplo número de benefícios que criam diferenciais competitivos ao seu negócio. Veja as principais vantagens a seguir.

Atendimento contínuo de demandas

Você conseguirá fazer um planejamento de demandas adequado para seu negócio e alinhar os pedidos com o estoque, otimizando ao máximo o uso de recursos e materiais.

Como a demanda por mercadorias ou serviço se altera com o transcorrer do ano — passando por épocas de altas e quedas —, seu negócio conseguirá aproveitar do aumento das vendas para maximizar sua receita, se preparar para os períodos de queda e evitar perdas ou obsolescências de estoque.

Redução de custos

Quando as demandas são bem administradas, a empresa sabe precisamente quais mercadorias e a quantidade ideal a ser solicitada aos fornecedores. Essa maior segurança possibilita a negociação de melhores descontos com os fornecedores, o que também contribuir para a redução de custos.

As organizações que deixam para fazer as compras nos últimos momentos não conseguirão firmar contratos com o melhor custo-benefício. Mas se você tiver um sistema de previsão de demandas e gerenciar eficientemente o relacionamento com o fornecedor, conseguirá fechar acordos vantajosos antecipadamente.

Outra diminuição de gastos adquirida é a minimização de desperdícios provenientes de um estoque parado, já que você o deixará em níveis ideais para atender os pedidos.

Minimização de perdas e erros

Muitos problemas graves surgem pelo cometimento de erros ou falta de organização na gestão do estoque, algumas dessas situações são:

  • furtos;
  • quebra de produtos;
  • expiração do prazo de validade;
  • perda por falta de cuidado do ambiente;
  • contabilização errônea dos produtos;
  • entre outras.

É comum que a empresa arque com vários desses problemas e não consiga identificá-los pela falta de controle sobre os seus processos.

Um erro no estoque gera uma reação em cadeia que pode comprometer as operações de outros setores, como o financeiro, de distribuição, atendimento ao cliente etc. Além de prejudicar os lucros do negócio, a falta de organização também danifica a reputação da empresa no mercado.

Entretanto, ao adotar boas práticas de gerenciamento de estoque, o negócio conseguirá detectar os transtornos e tomar as medidas para eliminá-los, o que aumenta os lucros e melhora a imagem da empresa.

Quais são os 4 pilares do gerenciamento de estoque?

Há quatro fundamentos que devem ser inteligentemente aplicados pelos gestores no controle de seu estoque para garantir o seu equilíbrio. Veja-os a seguir.

A quantidade certa

Consiste no ato de estocar a quantidade adequada de mercadorias. Se você solicitar pedidos muito baixos aos fornecedores, os seus clientes realizarão suas compras em outros estabelecimentos quando você estiver sem estoque de itens relevantes no catálogo.

Por outro lado, pedidos muito elevados aumenta a chance de estoque acumulado, o que faz com que você seja forçado a fazer vendas a preço mais baixos para evitar que o estoque se torne obsoleto.

O preço correto

Esse pilar se baseia na busca de melhores preços ao comprar as mercadorias dos fornecedores. Geralmente é possível obter ofertas mais vantajosas quando você adquire quantidades muito grandes — por exemplo, pode ser necessário pedir 40% a mais de mercadorias para obter uma economia de 20%.

Mas fazer pedidos muito elevados pode prejudicar as finanças do seu negócio, pois há vários outros custos atrelados à atividade que também aumentarão, como o transporte, armazenamento, manutenção do estoque etc. Quanto maiores esses gastos, menor será margem de lucro.

Calcule a Ordem Econômica de Quantidade (EOQ) para que você minimize os custos gerados pelo acúmulo de seus produtos e atender as necessidades de seus clientes. Esse cálculo é feito pela seguinte fórmula:

EOQ = raiz quadrada de (2x custo fixo anual x demanda por ano) / custo de estocagem

O momento ideal

O terceiro pilar se resume em saber o nível do inventário ideal a ser mantido, ou seja, a hora certa de realizar novos pedidos. Todo gestor deseja que as mercadorias cheguem a tempo de fazer as vendas, especialmente quando a remessa anterior está prestes a ser vendida.

Se os novos produtos chegarem muito cedo, não haverá espaço para armazenamento, já uma entrega atrasada faz com que você fique “out-of-stock” (sem estoque) e o cliente poderá fazer suas compras em outro lugar.

Para fazer uma boa gestão de tempo, utilize o cálculo do ponto de pedido, que considera o prazo necessário para obter a remessa, para embalar itens e efetuar envios (conhecido como tempo de espera). Veja sua fórmula:

Ponto de pedido = (prazo de entrega x média dos pedidos diários) + estoques de segurança

O lugar certo

Por fim, a quarta base para o gerenciamento eficaz de estoque é ter a quantidade ideal de produtos no lugar certo. Esse é um desafio que os gestores enfrentam constantemente, e eventuais falhas nessa atividade geram intensos problemas com seus canais de distribuição.

Há muitas diferenças entre cumprir ordens do mesmo centro de distribuição ou de centro diferentes. Nessa última hipótese você não precisará pensar muito sobre a quantidade de itens que pretende atribuir aos canais de vendas individuais — como os representantes comerciais autônomos (RCAs) — pelo fato de eles estarem focados em um local.

Com apenas um centro de distribuição, podem ocorrer empecilhos como bens obsoletos ou estragados e falta de atualização no estoque. Por essa razão é relevante investir em bons canais de vendas indiretos.

Como otimizar o gerenciamento de estoque?

A otimização é o ato de criar condições favoráveis para o desenvolvimento de algo ou utilizar técnicas para extrair o melhor rendimento em um processo. Não basta a boa vontade para que você consiga otimizar o gerenciamento do seu estoque, é preciso aplicar técnicas específicas que garantam o cumprimento desse objetivo. Entenda quais são elas a seguir.

Categorize o estoque

Essa ação se assemelha à análise ABC explicada no início deste conteúdo, que separa as mercadorias acordo com seus valores e velocidade de giro. A categorização do estoque também pode usar as vendas e suas margens, mas há outras formas que o estoque ser organizado, como tamanho, marca, unidade média etc.

A criação dessas categorias ajuda os gerentes a acompanhar demandas e o ciclo de vida dos produtos, contribuindo para que o reabastecimento e a demanda trabalhem em sincronia.

Preveja a demanda

O desempenho do seu estoque depende de forma direta das condições externas, como as sazonalidades, tendências do mercado, economia geral do país, entre outras tendências e variáveis que tornam a demanda imprevisíveis.

A previsão de demandas é uma técnica utilizada para eliminar a necessidade de adivinhar a quantidade de pedidos a serem feitos em um determinado período de tempo. Aqui se calcula dinamicamente a demanda dos produtos de acordo com seu histórico de venda, a finalidade principal, garantindo que o estoque tenha quantidades máximas e mínimas de pedidos.

Melhore continuamente os processos

Um bom gestor deve estar sempre em busca de melhorias para seus processos, incluindo para o gerenciamento de estoque. Conforme novas metodologias são aplicadas, custos operacionais são reduzidos, a qualidade do serviço prestado ao cliente é aumentada e as perdas são minimizadas..

Invista na tecnologia

O uso da tecnologia é um dos principais elementos para garantir uma gestão de estoque eficaz. Entretanto, a maioria dos distribuidores, atacadistas e outros canais utilizam plataformas ultrapassadas, como planilhas Excel e relatórios Word.

A utilização de programas antiquados prejudica a condução dos processos de planejamento, previsão e reposição, já que esses sistemas não foram projetados especialmente para otimizar níveis de estoques ou gerenciar canais de vendas.

Atualmente existem tecnologias de trade marketing digital que promovem ações nos pontos de venda de cada produto. Esse aplicativo aprimora a experiência de compra do consumidor e torna o controle de estoque das empresas mais eficiente. O trade marketing digital trabalha aplicando quatro pontos basilares:

  • consumidor omnichannel (experiência e opções de atendimento integradas);
  • integração dos cenários offline e online;
  • otimização da página dos produtos;
  • ações promocionais no ambiente do e-commerce.

Quais são os benefícios da automatização nesse gerenciamento?

De forma geral, a automatização é o uso de máquinas ou programas para efetuar processos que anteriormente eram feitos manualmente. Ao aplicar esse conceito no gerenciamento de estoque, o negócio usufrui de vantagens irrecusáveis que serão explicadas a seguir.

Integração dos setores

Um software pode se integrar aos demais sistemas usados no negócio para gerir melhor o inventário e os procedimentos relacionados ao estoque. Ele evita que informações fiquem descentralizadas e que erros administrativos decorrentes da falta de uma visão geral da empresa sejam cometidos.

Redução do retrabalho

Cada vez que um colaborador deve inserir dados manualmente aumenta a probabilidade de acontecem falhas, gerando a necessidade de realizar verificações ou até mesmo refazer todo o trabalho. Esse problema é evitado ao automatizar o máximo de tarefas manuais, já que computadores conseguem realizar um grande volume de operações sem erros.

Apoio à tomada de decisões

Não é fácil definir os tipos de produtos que têm mais saída e os que não valem a pena investir, isso exige a coleta de um grande número de dados sobre as vendas. Com a gestão automatizada, o acesso a relatórios e informações relevantes da empresa se torna mais prático e fácil, permitindo que decisões mais vantajosas sejam tomadas de forma mais ágil.

Aumento da produtividade e minimização dos custos

Além de reduzir a ocorrência de erros, a automação das atividades burocráticas otimizam a rotina de trabalho ao melhorar a comunicação entre os setores e permitir que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas. Portanto, a redução de custos é um reflexo do ganho da produtividade da equipe responsável pelo estoque.

Como a Tradefy me ajudará nesse processo?

A Tradefy é uma empresa especializada no serviço de trade marketing, funcionando como o elo entre o departamento comercial e o marketing. Ela oferece uma tecnologia que executa ações globais de marketing e alia os objetivos da meta comercial. Na prática, são prestadas atividades como:

  • execução de campanhas de incentivo;
  • treinamentos de vendas;
  • negociação no ponto de venda;
  • merchandising;
  • promoção de eventos;
  • ativação de marca;
  • planejamento de ações regionais — específicas para cada grupo de clientes.

Isso permite que o gestor fique atento às mudanças do mercado, às ações dos concorrentes, às necessidades dos clientes e da indústria. Todas essas informações são cruciais para um bom gerenciamento de estoque, consistindo em um grande diferencial que o seu negócio pode aproveitar para se tornar líder de mercado.

O gerenciamento de estoque é uma atividade complexa, que envolve diferentes técnicas e pilares, bem como precisa estar sempre em constante melhoria para garantir o sucesso do negócio. É importante estar sempre aberto à adoção de novas tecnologias que automatizem e melhorem a comunicação dos demais setores.

Entre agora mesmo em contato conosco da Tradefy e saiba como nosso aplicativo de Trade Marketing Digital poderá ajudar no desenvolvimento saudável do seu negócio!

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